SISTEM INFORMASI, ORGANISASI, DAN TEKNOLOGI

1. Organisasi dan Sistem informasi

Organisasi adalah struktur formal yang stabil dan formal yang mengambil sumber daya dari lingkungan dan memprosesnya untuk menciptakan output. Definisi teknis ini berfokus kepada tiga elemen dalam organisasi. Modal dan tenaga kerja adalah faktor produksi utama yang disediakan oleh lingkungan. Organisasi dapat mengubah masukan ini menjadi produk dan jasa pada fungsi produksi. Produk dan jasa dikonsumsi oleh lingkungan untuk pengembalian persediaan input.
Sistem informasi memengaruhi satu sama lain. Sistem informasi dibangun oleh manajer untuk melayani kepentingan perusahaan. Pada saat yang bersamaan, organisasi harus waspada dan terbuka terhadap pengaruh sistem informasi untuk mendapatkan manfaat dari teknologi baru. Interaksi antara TI dan organisasi merupakan hal yang rumit dan dipengaruhi oleh banyak faktor penengah, termasuk struktur, proses bisnis, politik, kebudayaan lingkungan sekitar, dan keputusan manajemen dalam organisasi.
Bagaimana definisi organisasi berhubungan dengan teknologi sistem informasi? Pandangan teknis organisasi mendorong kita untuk berfokus pada bagaimana input digabungkan untuk menciptakan output untuk perubahan teknologi diperkenalkan pada perusahaan. Perusahaan dilihat sebagai sesuatu yang sangat fleksibel, di mana modal dan tenaga kerja menggantikan satu sama lain denagn cukup mudah. Tetapi definisi perilaku yang lebih realistis dari organisasi menyarankan bahwa pembangunan sistem informasi baru, atau membangun ulang yang lama, melibatkan lebih banyak dari perjanjian teknis atas mesin dan karyawan- bahwa beberapa sistem informasi mengubah keseimbangan hak, hak eksklusif, kewajiban, tanggung jawab, dan perasaan pada organisasi yang telah dibangun melalui periode waktu yang panjang.
Semua organisasi tersusun dari rutinitas perilaku individu, kumpulan yang membentuk proses bisnis. Sekumpulan proses bisnis membentuk perusahaan. Aplikasi sistem informasi yang baru mensyaratkan rutinitas individu dan proses bisnis untuk berubah guna mencapai tingkat kinerja organisasi yang tinggi. Merubah elemen ini membutuhkan waktu yang lama, biasanya menjadi sangat menggangu, dan membutuhkan lebih banyak sumber daya untuk mendukung pelatihan dan pembelajaran. Perubahan teknologi membutuhkan perubahan pada siapa yang memiliki dan mengendalikan informasi; siapa yang memiliki hak untuk mengakses dan memperbaharui informasi; dan siapa yang membuat keputusan mengenai siapa, kapan, dan bagaimana.
Orang-orang dalam organisasi menempati posisi yang berbeda dengan keahlian pertimbangan, dan perspektif yang berbeda. Akibatnya, mereka secara alami memiliki sudut pandang berbeda mengenai bagaimana sumber daya, penghargaan, dan hukuman harus diberikan. Perbedaan ini berpengaruh baik kepada karyawan dan manajer, dan berdampak pada usaha politik untuk sumber daya, persaingan, dan konflik di dalam setiap organisasi. Keengganan berpolitik adalah salah satu kesulitan utama dalam membawa perubahan organisasi, terutama perkembangan sistem informasi yang baru. Secara virtual semua investasi yang besar pada sistem informasi oleh perusahaan yang membawa perubahaan signifikan pada strategi, tujuan bisnis, proses bisnis, dan prosedur menjadi kegiatan yang terbebani secara politik. Manajer yang mengetahui bagaimana cara bekerja dengan politik organisasi akan menjadi lebih berhasil dari manajer yang kurang ahli dalam menerapkan sistem informasi yang baru. Kekuatan pengikat yang kuat yang menghambat konflik politik dan mendorong pemahaman yang sama, perjanjian pada prosedur, dan praktik umum adalah budaya organisasi. Jika semua berbagi asumsi kebudayaan dasar yang sama, persetujuan pada masalah lain akan lebih mungkin.
Pada saat yang bersamaan, budaya organisasi adalah hambatan kuat pada perubahan, terutama perubahan teknologi. Banyak organisasi yang akan melakukan apa saja untuk menghindari perubahan pada asumsi dasar. Perubahan teknologi apa pun yang mengancam asumsi budaya yang berlaku umum biasanya menemui tantangan yang besar. Namun, terdapat waktu ketika satu-satunya cara yang masuk akal bagi perusahaan adalah untuk menempatkan teknologi baru yang secara langsung berlawanan dengan budaya organisasi yang ada. Ketika hal ini terjadi, teknologi sering diperlambat seiring dengan penyesuaian budaya secara perlahan.
Organisasi berada pada lingkungan di mana sumber daya didapatkan dan kepada siapa barang dan jasa dipasok. Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan memberi dan menerima.
Lingkungan membentuk apa yang dapat dilakukan organisasi, tetapi organisasi dapat memengaruhi lingkungannya dan sekaligus memutuskan untuk mengubah lingkungan. Teknologi informasi memainkan peran penting dalam membantu organisasi menerima perubahan lingkungan dan membantu organisasi bertindak dalam lingkungannya.


2. Bagaimana Sistem Informasi Memengaruhi Organisasi dan Perusahaan

Sistem informasi telah menjadi alat yang integral, online dan interaktif yang sangat terlibat pada operasi menit ke menit dan pembuatan keputusan pada organisasi besar. Selama dekade terakhir, sistem informasi secara fundamental telah mengubah ekonomi organisasi dan meningkatkan kemungkinan mengelola pekerjaan. Teori dan konsep dari ekonomi dan sosiologi membantu kita memahami perubahan yang dibawa TI.

2.1. Dampak Ekonomi
• TI mengubah baik biaya relatif modal maupun biaya informasi. Teknologi sistem informasi dapat dilihat sebagai faktor yang dapat digantikan dengan modal dan tenaga kerja tradisional. Sejalan dengan penurunan biaya TI, TI menggantikan tenaga kerja, yang secara historis merupakan biaya yang terus meningkat.
• Seiring dengan penurunan biaya TI, TI juga menggantikan bentuk modal lainnya, seperti gedung dan mesin, yang tetap relatif mahal.
• TI juga secara jelas memengaruhi biaya dan kualitas informasi dan mengubah nilai ekonomi informasi.
• TI, terutama penggunaan jaringan, dapat membantu perusahaan mengurangi biaya partisipasi pasar, membuatnya bernilai bagi perusahaan untuk melakukan kontrak dengan pemasuk internal daripada menggunakan sumber daya internal. TI juga mengurangi biaya ,manajemen internal.

2.2. organisasi dan Perilaku
Sistem informasi dapat mengurangi jumlah tingkatan dalam organisasi dengan memberikan informasi kepada para manajer untuk mengawasi sejumlah besar karyawan dan memberikan wewenang lebih besar untuk mengambil keputusan kepada karyawan tingkat lebih rendah. TI mendorong hak pembuat keputusan lebih rendah pada organisasi karena para karyawan tingkat rendah menerima informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan tanpa pengawasan. Pemberdayaan ini menjadi mungkin karena tingkat pendidikan yang lebih tinggi di antara tenaga kerja, yang memberikan karyawan kemampuan untuk membuat keputusan yang cerdas. Karena para manajer saat ini menerima sangat banyak informasi yang akurat dan tepat waktu, mereka menjadi lebih cepat membuat keputusan, sehingga lebih sedikit manajer yang dibutuhkan. Biaya manajemen berkurang sebagai persentase pendapatan dan hierarki menjadi lebih efisien.
Perubahan ini berarti bahwa rentang kendali manajemen telah menjadi lebih luas, memungkinkan manajer tingkat tinggi untuk mengelola dan mengendalikan lebih banyak karyawan yang tersebar dalam jarak yang luas. Banyak perusahaan telah menghilangkan ribuan manajer tingkat menengah akibat perubahan ini.


3. Menggunakan Sistem Informasi Untuk Mencapai Keunggulan Kompetitif
Pada hampir semua industri yang anda lihat, anda akan menemukan bahwa beberapa perusahaan berkinerja lebih baik daripada yang lain. Selalu terdapat perusahaan yang menonjol. Perusahaan yang ‘yang melakukan dengan lebih baik’ daripada yang lain dikatakan memiliki keunggulan kompetitif dari yang lain. Dalam hal apa pun, perusahaan memiliki kinerja lebih baik pada pertumbuhan pendapatan, profitabilitas, atau pertumbuhan produktivitas (efesiensi), yang pada akhirnya pada jangka panjang semuanya diterjemahkan menjadi penilaian pasar saham yang lebih tinggi daripada pesaingnya.

MODEL DAYA KOMPETITIF PORTER
Model yang paling luas penggunaannya untuk mengerti keunggulan kompetitif adalah model daya kompetitif (competitive forces model). Model ini menyediakan pandangan umum terhadap perusahaan, pesaingnya, dan lingkungan perusahaan.
a. Pesaing Tradisional
Seluruh perusahaan berbagi pangsa pasar dengan pesaing lainnya yang secara berkelanjutan menggunakan cara baru, yang lebih efisien untuk berproduksi dengan memperkenalkan produk dan jasa baru, dan mencoba untuk menarik pelanggan dengan mengembangkan merek dan mengenakan biaya perubahan kepada pelangganannya.
b. Pemain Baru di Pasar
Pada ekonomi bebas dengan sumber daya tenaga kerja dan keuangan yang dapat bergerak, perusahaan baru selalu memasuki pasar. Pada beberapa industri, terdapat halangan yang sangat rendah untuk memasuki pasar, di mana pada industri lainnya, memasuki pasar adalah sangat sulit. Sebagai contoh, cukup mudah untuk memulai bisnis pizza atau hampir semua bisnis eceran kecil lainnya, tetapi jauh lebih mahal dan sulit untuk memasuki bisnis chip computer, yang memiliki biaya modal yang sangat tinggi dan membutuhkan keahlian dan pengetahuan signifikan yang sulit untuk diperoleh.
c. Produk dan Jasa Pengganti
Pada hampir semua industri, terdapat pengganti yang mungkin digunakan oleh pelanggan anda jika harga anda menjadi terlalu tinggi. Teknologi baru menciptakan pengganti sepanjang waktu. Semakin banyak produk dan jasa pengganti pada industri anda, semakin tidak mungkin anda dapat mengendalikan penetapan harga dan semakin rendah margin laba anda.
d. Pelanggan
Perusahaan yang untung bergantung kepada pengukuran atas kemampuannya menarik dan mempertahankan pelanggan (sambil menjauhkan pelanggan dari pesaing), dan membebankan harga yang tinggi. Kekuatan para pelanggan berkembang jika mereka dapat dengan mudah berpindah kepada produk dan jasa pesaing, atau jika mereka dapat memaksa bisnis dan pesaingnya untuk bersaing hanya pada harga di pasar transparan di mana terdapat sedikit diferensiasi produk, dan seluruh harga dapat diketahui dengan cepat.
e. Pemasok
Kekuatan pasar pemasok dapat memiliki dampak penting pada keuntungan perusahaan, terutama jika perusahaan tidak dapat menaikkan harga sementara pemasok bisa. Semakin banyak pemasok berbeda yang dimiliki perusahaan, semakin besar kendali yang dapat dijalankan atas pemasok dalam bentuk harga, kualitas, dan jadwal pengiriman.

STRATEGI SISTEM INFORMASI UNTUK BERHUBUNGAN DENGAN DAYA KOMPETITIF
1. Kepemimpinan Harga Rendah
Menggunakan sistem informasi untuk membuat produk dan jasa pada harga yang lebih rendah dari pesaing dengan peningkatan kualitas dan pelayanan.
2. Diferensiasi Produk
Menggunakan sistem informasi untuk membedakan produk, dan mengadakan produk dan jasa baru.
3. Fokus Pada Peluang Pasar
Menggunakan sistem informasi untuk memungkinkan strategi yang fokus pada peluang pasar; spesialisasi.
4. Menguatkan Keakraban Pelanggan dan Pemasok
Menggunakan sistem informasi untuk mengembangkan hubungan kuat dan kesetiaan pelanggan dan pemasok. Hubungan kuat kepada pelanggan dan pemasok meningkatkan biaya perpindahan, biaya untuk berpindah dari satu produk ke produk pesaing, dan loyalitas kepada perusahaan.


SINERGI, KOMPETENSI INTI, DAN STRATEGI BERDASARKAN JARINGAN

 Sinergi
Pemikiran mengenai sinergi adalah ketilka output beberapa unit dapat digunakan sebagai input untuk unit lain, atau dua organisasi menggabungkan pasar dan keahlian, hubungan ini mengurangi biaya dan menghasilkan keuntungan. Satu penggunaan TI pada situasi sinergi ini adalah untuk mengikat operasi unit bisnis yang terpisah agar dapat bertindak sebagai persatuan.
 Meningkatkan Kompetensi Inti
Kompetensi inti adalah aktifitas di mana perusahaan adalah pemimpin kelas dunia. Kompetensi inti mungkin melibatkan menjadi perancang bagian miniatur terbaik dunia, layanan pengantaran paket terbaik, atau pembuat film terbaik. Pada umumnya kompetensi inti tergantung pada pengetahuan yang diperoleh dari pengalaman bertahun-tahun dan organisasi penelitian kelas satu atau hanya orang-orang penting yang mengikuti literatur dan tetap berada di sisi pengetahuan eksternal yang baru.
 Strategi Berdasarkan Jaringan
Ketersediaan internet dan teknologi jaringan telah memunculkan strategi yang mengambil keuntungan dari kemampuan perusahaan menciptakan jaringan satu sama lain. Strategi berdasarkan jaringan termasuk penggunaan ekonomi jaringan, model perusahaan virtual, ekosistem bisnis.

Karena perusahaan terdiri atas banyak unit bisnis, sistem informasi mampu menciptakan efisiensi tambahan atau peningkatan layanan dan menyatukan operasi unit-unit bisnis yang berbeda. Sistem informasi membentuk bisnis mengangkat kompetensi intinya dengan mempromosikan pembagian pengetahuan di sepanjang unit bisnis. Sistem informasi memfasilitasi model bisnis berdasarkan jaringan pengguna atau pelanggan yang besar yang memanfaatkan ekonomi jaringan. Strategi perusahaan virtual menggunakan jaringan untuk terhubung ke perusahaan lain sehingga perusahaan dapat menggunakan kemampuan perusahaan lain untuk membangun, memasarkan, dan mendistribusikan barang dan jasa. Dalam ekosistem bisnis, banyak industri bekerja sama untuk memberikan nilai ke pelanggan. Sistem informasi mendukung jaringan interaksi yang padat di antara perusahaan yang berpartisipasi.


4. Menggunakan Sistem Untuk Keunggulan Kompetitif: Permasalahan Manajemen

Sistem informasi strategi sering mengubah organisasi sebagaimana produk, pelayanan, dan prosedur operasinya, mendorong organisasi menuju pola perilaku baru. Berhasil menggunakan sistem informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif merupakan hal yang menantang dan membutuhkan koordinasi yang tepat atas teknologi, organisasi, dan manajemen.

Sistem strategi keunggulan kompetitif tidak selalu bertahan cukup lama untuk memastikan profitabilitas jangka panjang. Karena pesaing selalu menyamakan dan mengikuti sistem strategi, keunggulan kompetitif tidak selalu bertahan. Pasar, harapan pelanggan perubahan teknologi; globalisasi telah membuat perubahan ini lebih cepat dan tidak dapat diperkirakan. Internet dapat membuat keunggulan kompetitif menghilang sangat cepat karena secara virtual semua perusahaan dapat menggunakan teknologi ini.
Menerapkan jenis sistem strategi umumnya membutuhkan perubahan pada tujuan bisnis, hubungan dengan pelanggan dan pemasok, dan proses bisnis. Perubahan sosioteknis ini, yang memengaruhi baik elemen social maupun elemen teknis organisasi, dapat dianggap sebagai perubahan strategis- pergerakan diantara tingkat sistem sosioteknis.

Perubahan tersebut sering kali diikuti mengaburnya batasan organisasi, baik eksternal maupun internal. Pemasok dan pelanggan harus terhubung dengan erat dan berbagi tanggung jawab satu sama lain. Manajer perlu menggunakan proses bisnis baru untuk mengoordinasikan aktivitas perusahaan dengan aktivitas pelanggan, pemasok, dan organisasi lainnya.